Als fotograaf zie ik zo veel bruiloften van dichtbij en weet de impact van bepaalde keuzes. In deze blog vertel ik je 5 dingen die ik veel 'fout' zie gaan op een bruiloft en hoe deze te voorkomen.
1 - Afspraken
Ik heb het helaas al vaker meegemaakt op bruiloften, leveranciers die hun afspraken niet nakomen. Veel hiervan had voorkomen kunnen worden door afspraken goed op papier te zetten. Maak dus altijd duidelijke en met name schriftelijke afspraken met je leveranciers, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Vaak hebben (professionele) leveranciers hier al het een en ander voor geregeld. Ik heb (en velen met mij) alles in mijn algemene voorwaarden opgenomen, met als aanvulling nog een bevestiging van wat er geboekt is.
Sommige leveranciers leggen alle afspraken vast in een contract, offerte of overeenkomst, zeker wanneer het om maatwerk gaat. Allemaal goede manieren om duidelijkheid te scheppen voor beide partijen.
Bij een starter, hobbyist of budget leverancier kán het zijn dat dit niet goed geregeld is (Al zijn er ook professionals waarbij dit niet goed geregeld is.). Daar is natuurlijk helemaal niks mis mee. Maar stel er gaat iets fout, dan zou je toch willen dat het goed geregeld is? Heeft je leverancier geen algemene voorwaarden, contract, offerte of overeenkomst? Vraag hem dan om alles vast te leggen in een brief of bevestig dit eventueel zelf in een brief aan je leverancier.
Tip: Lees het contract, de overeenkomst of de algemene voorwaarden ook goed door voor je hiermee akkoord gaat. Zo weet je wat je te wachten staat en hoe alles geregeld is.
Onderwerpen om te bespreken en vast te leggen zijn:
• Ziekte en vervanging
• Schade of verlies
• Wijzigen, verzetten en annuleren door jullie
• Verzetten en annuleren door de leverancier
• Totaalprijs & (aan)betaling
• Bijkomende/extra kosten
• Stijl, uitvoering en wensen
• Levertijd en levering
• Omschrijving van de volledige opdracht en wat er allemaal inbegrepen is
2 - Planning
Je kunt een bruiloft zo nauwkeurig plannen, op de dag zelf loopt er toch altijd wel iets anders. Een goede planning, met voldoende spelingsruimte, is dus van belang.
Veel bruidsparen hebben bijvoorbeeld geen idee hoe lang het klaarmaak moment ’s ochtends duurt. Een bruid denkt vaak bij een simpele look heeft de visagiste niet veel tijd nodig en die jurk heb ik zo aan. In de praktijk valt dit eigenlijk altijd tegen. Plan voldoende tijd hier voorin, want je wilt je niet hoeven haasten of te laat komen!
De kapper is al snel een uur bezig en de visagist ook al snel 45 minuten. Vraag aan jouw visagist en kapper hoe lang zij nodig hebben en reken wat extra tijd. Als je denkt dat je in 5 minuten je outfit aan kunt trekken, reken dan 20 - 30 minuten voor dit moment. Want ook nadat je je outfit aan hebt, zullen er nog wat kleine details zijn om te regelen. Denk hierbij aan sieraden, schoenen en andere accessoires.
Meestal zit je met een totaal van 2,5 - 3 uur voor het klaarmaken wel goed. Afhankelijk van je look en wensen natuurlijk.
3 - Budget
Waarschijnlijk hebben jullie je hier al in verdiept en een budget vastgesteld voor jullie bruiloft. Maar het valt mij toch op dat dat niet altijd het geval is en dat tijdens het plannen zaken toch anders lijken dan op voorhand gedacht.
Een gemiddelde bruiloft zit al snel tussen de € 15.000 - € 20.000. Natuurlijk is het heel persoonlijk wat je per leverancier uitgeeft. Gemiddeld wordt zo’n 45% uitgegeven aan de locatie(s) en de catering, zo’n 20% aan de fotograaf, 15% aan het uiterlijk en 5% aan bloemen en styling.
Je kunt met je budget schuiven, als voor jullie bijvoorbeeld het feest minder belangrijk is, maar het diner wel. Kies dan voor bijvoorbeeld een playlist op het feest, zo kun je meer uitgeven aan een uitgebreid diner.
Hebben jouw ouders een grote boerderij met veel grond waar je kunt trouwen of heb je een vriend met een gave auto die je mag lenen? Op deze manier kun je hier flink geld besparen op een locatie of trouwauto. Met deze besparing komt weer meer ruimte voor andere dingen, zo kun je misschien meer investeren in bloemen en styling.
Lees meer over investeren of niet.
4 - Onvoorziene kosten
Er zijn altijd bijkomende kosten. Denk aan reis- en bezorgkosten of extra’s die je afneemt. Maar ook zaken die duurder zijn dan gedacht. Veelal gaan bruidsparen toch zo’n 10% over hun geschatte kosten heen. Als je dit op voorhand al weet, kun je dit al meenemen bij het verdelen van jullie budget.
Met vooraf duidelijke afspraken maken met je leveranciers kun je hier ook al meer inzicht in krijgen.
5 Ceremoniemeester
Veel bruidsparen kiezen voor een familielid of vriend(in) als ceremoniemeester. Ideaal, want je kent deze persoon goed, maar hier zitten ook nadelen aan. Deze persoon zal de hele dag bezig zijn met plannen, een aanspreekpunt zijn en kan daarom weinig genieten van deze prachtige dag. Zeker wanneer deze persoon of personen meerdere taken hebben.
Een voorbeeld uit de praktijk: De moeder van de bruid is ceremoniemeester, helpt met het decoreren van de locatie, het aankleden van de bruid en moet zelf ook nog in haar outfit. Nu is de planning uitgelopen en moet ze op 4 plekken tegelijk zijn om alles in goede banen te leiden. Het resultaat, de planning loopt nog verder uit en er ontstaat echt tijdnood. Natuurlijk zijn anderen, zoals ik en mensen van de locatie, ook bijgesprongen waar mogelijk, maar veelal is toch de ceremoniemeester nodig om dit te regelen, zij weet alles.
Wanneer jullie alles op 1 locatie hebben, is het vaak niet zo’n ramp als de planning uitloopt, alles loopt gewoon 1 of 2 uur uit en we moeten ter plekke creatief zijn!
Alleen wanneer je meerdere locaties bezoekt kan dit een stuk lastiger worden. Bij een gemeentehuis is een bepaalde tijd gereserveerd en waarschijnlijk ook bij het restaurant of een foto-locatie.
Kies bij voorkeur voor 2 ceremoniemeesters (of neem een weddingplanner!) en een draaiboek op papier die je zo aan anderen kunt geven. Zorg dan ook dat alle details hier in staan. Zo kan iemand anders direct taken overnemen van de ceremoniemeester(s), wanneer dit nodig is.
Doen jullie de planning en organisatie zelf? Dan raad ik je aan om op de trouwdag zelf tóch alles uit handen te geven om zo te kunnen genieten van je dag! Want de dag vliegt al aan je voorbij.
Advies
Wil je ondersteuning bij het plannen van een zorgeloze trouwdag? Je kunt een adviesgesprek met mij plannen of een gratis kennismakingsgesprek.
Boek je mij voor jouw bruiloft, dan krijg je een boek van 100+ pagina’s vol tips en informatie om een fantastische trouwbeleving te creëren en jouw bruiloft picture perfect te plannen.